Orçamento Base Zero (OBZ)

Vivemos uma nova ordem mundial, na qual as empresas precisam se reinventar para conseguir sobreviver e o Orçamento Base Zero (OBZ) se transforma em uma das mais poderosas ferramentas de gestão.

O orçamento base zero surgiu com a preocupação de que as empresas estavam perpetuando o status dos seus gastos e receitas, apenas incrementando os valores anualmente. Isso estava levando os gestores a manter alguns gastos totalmente desnecessários, apenas por medo de perderem orçamento no ano seguinte e acabavam deixando de realizar outros gastos fundamentais para o perfeito andamento dos negócios. Não se pode imaginar que as necessidades da organização serão as mesmas, ano após ano, e este tipo de pensamento acaba trazendo uma visão míope do que realmente importa para a gestão da empresa.

Desta forma, o surgimento do modelo base zero foi uma quebra de paradigma empresarial, no qual a empresa deixa de olhar para os resultados passados e passa a se preocupar com o planejamento, ligando a expectativa de futuro, juntamente com as estratégias desenhadas pela organização ao plano orçamentário. Para tanto, a empresa deve se perguntar o que seria necessário para que os objetivos estratégicos fossem alcançados, quais os gastos e como fazer para otimizá-los. Desta forma, todas as rubricas orçamentárias devem ser justificadas, conforme as metas estabelecidas para cada um dos gestores e departamentos.

As principais vantagens deste modelo de orçamento são:

  • Forçar os gestores a refletir sobre as operações e procurar oportunidades de melhoria – Já que o gestor deve fazer o seu plano de ação baseado nas metas que terá que atingir no período do orçamento;
  • Fornece informações detalhadas relativas a recursos necessários para se realizarem os fins desejados – Esta é uma das principais diferenças encontradas entre o modelo incremental e o OBZ, já que as rubricas não estão baseadas no passado, como valores soltos que podem ser gastos de quase qualquer forma, mas sim um retrato das ações previstas para atingir as metas e objetivos definidos no plano estratégico. Isto é, ao invés de definir que os gastos com viagens serão de 100 mil reais, definimos as viagens que terão que ser realizadas no período, com vistas ao atingimento das metas estabelecidas. Desta forma, sabendo que os gestores terão que viajar para a China, EUA e Inglaterra, avaliamos os gastos necessários com passagens, hospedagens, traslados, alimentação etc., transformando o orçamento em algo muito mais voltado as necessidades do período;
  • Concentra-se nas reais necessidades e não nas variações do ano anterior – Dando ao gestor a possibilidade de utilizar o seu orçamento da forma correta, gastando com aquilo que trará um melhor resultado para a organização;
  • Proporciona melhor acompanhamento do planejado versus realizado – Isso ocorre por temos as rubricas diretamente ligadas a gastos reais e não com um valor arbitrário, baseado exclusivamente no que foi realizado no ano anterior. Por outro lado, não podemos deixar de lado as limitações e desvantagens desse método, como:
    • O tempo de elaboração – O base zero é um orçamento que demora bastante para ficar pronto, já que é necessário todo um plano de ação baseado nos objetivos e metas definidos no planejamento estratégico, além de ter a necessidade de ser revisado e discutido arduamente para que fique pronto;
    • É um plano bastante burocrático, com muitas planilhas e inúmeros controles – O OBZ requer um grande envolvimento de toda a organização e para que tudo seja estruturado são criadas diversas planilhas, grupos de trabalho, controles, entre outras amarras para que tudo corra de acordo com o planejado;
    • Acaba sendo um modelo mais caro de orçamento – Com tantos controles, pessoal envolvido, papeis e tempo gasto, o modelo de orçamento base zero se torna oneroso para as empresas e, em algumas, impossível de ser implantado. Complementarmente, os gestores precisam ser treinados e capacitados para trabalhar com esse modelo orçamentário, além de ser necessário também que eles tenham bastante comprometimento e amadurecimento;
    • Limitação do conhecimento por não utilizar o histórico – Uma das maiores dificuldades encontrada por quem utiliza o OBZ é a limitação do conhecimento, já que a empresa aprendeu com várias situações passadas, tanto no que fez de correto, quanto nos erros cometidos e tudo isso deveria ser considerado no planejamento orçamentário e é dispensado pelo modelo base zero.
      Para minimizar esta última limitação, foi desenvolvido um modelo mais moderno de OBZ, que ficou conhecido como Orçamento Base Zero Ajustado. Neste modelo o histórico não é descartado, mas utilizado de forma consciente como fonte de informação sobre o conhecimento adquirido no passado.